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华侨大学工学院团委会组织机构与工作制度

2015年04月19日 00:00  点击:[]

组织机构与职责

第一条  团委会按照民主集中制原则,实行分工负责制。

第二条 团委会设书记1名(由专职教师担任);副书记2名(由学生担任),团委会副书记由团委常委会选举产生。 学生会主席作为常委列席团委常委会。

第三条  团委会工作指导小组由书记、副书记组成,是团员代表大会闭会期间的最高执行机构,执行由团员代表大会赋予的职权。

第四条  团委会设有秘书处、组织部、宣传部、实践部、科创部、青年志愿者协会等六个部门,各职能部门设部长1名,副部长2-3名。

第五条  学生团委副书记对各部门部长、副部长具有提名权,但必须经过团委常委会讨论、任命。

第六条  学生团委副书记职责

(一)对团委会负责,并接受其监督;

(二)负责团委会全面工作,召开团委会成员会议,定期主持召开例会;

(三)学生团委副书记主要负责准确传达学校、学院的方针政策,协助团委书记做好学院团委的发展规划;对外开展联络工作;

(四)讨论制定团委会工作计划和决策,组织、监督、指导、协调、督促各职能部门完成工作

(五)及时发现、解决存在的问题和工作矛盾,加强团委会的凝聚力;

(六)指导和协调所分管的部门开展工作;

(七)依照团委会各项制度对团委会成员的工作进行监督和考核。

第七条  团委会各部门职责

(一)秘书处

1.协助团委副书记处理团委会日常工作并协助老师处理各项事务;

2.协助团委副书记安排团委会有关会议、会务事宜,整理会议记录;

3.组织实施两委会干部考核制度,监督各部门做好各项工作;

4.作为团委的财政部门,做好各类经费管理工作;

5.负责档案管理,包括人事档案、工作材料和会议记录等;

6.负责起草团委会相关工作文件;

7.负责协调好团委各部门以及各团支部的关系,联系沟通各部门,帮助组织活动等。

(二)组织部

1.负责组织建设、全院共青团员思想教育及团员干部培养和管理;

2.做好团籍注册、团费收缴、团关系转接等工作;

3.做好各班级推优工作;

4.负责全院团员的管理、考核、奖惩及基层团干部的任免;

5.全学院优秀班级和先进团支部的评选及团干培训等工作;

6.负责协调好团委各部门以及各团支部的关系,联系沟通各部门,帮助各支部开展组织生活等;

7.负责做好“主题团日”申报及实施工作。

(三)宣传部

1.负责团委会各项活动的宣传工作;

2.负责联络校、院级学生宣传部;

3.负责各项活动的拍摄记录工作与宣传资料整理工作;

4.负责为大型活动做好网上宣传以及活动中幻灯片、电子海报的制作;

5.配合各部门做好各类网上宣传工作并提供相关技术支持;

6.对学院网站进行定期的管理和维护;

7.发布学院各组织各部门的工作信息,展示学院最新动态;

8.做好《工学月刊》的发行工作,做好学院公共微博的管理和维护工作。

下设学生通讯社

1.负责学院通讯稿采集、草拟、编辑、定稿;

2.负责学院各大活动新闻照片的采集和整理工作;

3.负责报道学院的各大赛事和活动、社团及各支部活动的开展;

4.负责院刊编辑《工学月刊》,宣传时事热点、专业知识、院系动态以及专刊的编辑。

(四)实践部

1.负责策划、组织学生社会实践工作;

2.负责社会实践活动动员、宣传、实践人员培训工作;

3.负责各社会实践队伍申报(汇报)材料、社会实践活动评定工作的开展以及实践成果的展示;

4负责每年社会实践项目资料整理与汇编工作;

5负责实践基地建设,加强与校外企业联系,为学生提供实习机会;

(五)科创部

1.负责策划、组织我院学生参加全国大学生课外学术科技作品竞赛(简称“大挑”)、中国大学生创业计划(简称“小挑”)、全国及福建省电子设计竞赛、国家级大学生课外科技创新创业项目申报、福建省大学生课外科技创新创业项目申报、华侨大学学生课外科技创新创业项目申报(简称“课外科技创新创业项目”)工作

2.负责“工学院科技文化节”的策划与实施;

3、负责组织“大挑”、“小挑”、课外科技创新创业项目参赛人员的培训工作;

4.负责督促参与“大挑”、“小挑”人员作品完善工作;

5.加强课外科技创新创业项目立项项目负责人与导师联系;

6.配合学校教务处完成课外科技创新创业项目立项项目的中期检查以及结项工作;

7.增强我院学生校园学术文化氛围,推动我院学生课余科研活动的开展。

 (六)青年志愿者协会

1.负责组织和指导我院青年志愿者服务活动,倡导爱国主义、集体主义和社会主义精神,积极推进院精神文明建设;

2.奉行“奉献、友爱、互助、进步”的原则,积极开展青年志愿服务活动;

3.为学院发展、社区建设、公益活动、境内外交流提供志愿服务;

4.服务的范围包括帮孤助残、扶贫济困、支教扫盲、科技推广、环境保护等;

5.为具有特殊困难以及需要帮助的我院师生员工以及校外社会成员提供帮助;

6.开展和加强与兄弟院系、福建省高校和全国各志愿者组织或团体的交流与合作,组织与共建单位“志愿者服务站”的建立与实施;

7.面向全院青年公开招募志愿者,培训青年志愿者,组建一批青年志愿者服务队伍,更好的开展志愿服务行动;

8.负责志愿服务基地建设;

工作制度

第八条  会议制度

(一)为保障各项工作顺利开展,解决工作中出现的问题,真正做到上情下达、下情上传,团委会将定期和不定期召开会议;

(二)会议分为全委会议、部长例会、部门会议

1.全委会议:每月召开一次,必要时可临时召开;总结前阶段各部工作,研究布置下一阶段的工作,讨论团委会整体及各部门的重大事宜;各部门部长交流工作,使各部密切协调配合,以便团委会更好地开展工作;

2.部长例会:每周召开一次,根据工作进程和安排,由团委副书记组织各部门负责人定期召开,根据具体情况可临时召开;

3.部门会议:各部门可根据工作需要召开本部门成员会议,研究安排工作。

第九条  请假制度

(一)因故无法参加活动,应向分管团委副书记和部长当面请假(特殊情况例外),否则,以缺勤计;

(二)因故无法参加副部级以上会议者,应以书面形式向部长请假,否则,以缺勤计。

第十条  值班制度

为了配合学院工作,使团委会工作能够有条理的进行,特制定以下值班制度:

(一)值班人员应按时值班,不得迟到、早退,如有请假,应预先上报秘书处,并安排本部门人员代其值班,值班人员需签到,并记录值班情况;

(二)值班人员在值班期间必须衣着整洁,不得穿背心、拖鞋,不得在办公室内大声喧哗,以及做出其他有损团委会形象的言行;

(三)值班人员应做到举止文明、尊重他人、服从领导,对来访者热情接待,如有老师、同学反映情况应及时记录;

(四)值班人员应保持办公室的整洁卫生,不可乱扔乱吐,值班结束后,应打扫办公室,关好门窗;

(五)团委秘书处和学生会办公室将不定期对值班情况进行抽查,若发现无故缺席达三次以上者(含三次),在考核中取消评“优”资格并通报批评。

第十一条   档案文书管理制度

为了进一步加强团委会干部的档案文书管理工作,做到资料齐全,特制定以下制度:

(一)团委会档案文书管理工作由秘书处负责,对团委会各项文件、会议记录、报刊、各部门重大活动方案及其形成的材料(由各部门自行整理成册)等分类归档管理;

(二)各部门的工作档案应由专人专柜保管,凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外还须送一份办公室存档;

(三)团委会档案分类为:各级文件、会议记录、人事档案、各部门工作计划及总结、部门工作报告、考核结果、奖罚记录、奖品及纪念品、活动总结等;

(四)团委会各职能部门每学期初必须上交一份详细的工作计划,如有开展活动,必须在活动开始前10天上交一份详细的活动方案(策划书)和财务预算;每学期末必须交一份工作总结,由办公室存档;

(五)“团委会人事档案”、“团委会通讯录”、“团委会干部考核表”等表格应予存档;

(六)部长级干部每学期必须递交本部门的详细工作计划;

(七)各部门负责人有责任提供详实的档案材料,并保护档案的完整性;

(八)凡团委会集体获得的奖品,纪念品,作为工作成绩的体现,必须交秘书处妥善处理,不得遗失;

(九)属于团委会的桌牌、报刊、杂志等物品,由秘书处统一管理,未经允许,任何人不得私自挪用;

(十)团委会的办公经费开支必须经团委会秘书处详细记录并存档。

第十二条  活动制度

(一)指导思想及基本流程

1. 团委会活动主要是在院团委的指导和帮助下,由团委会组织,以本院同学为主要参与者的活动;

2. 活动内容必须健康向上,有助于校风、学风建设,丰富校园文化艺术生活,提高同学们的学术水平、文化修养,培养创新精神、实践能力,促进全面发展;

3. 团委会各部门活动必须参照本制度相关规定严格执行;

4. 活动基本流程:接受上级任务或自行提出活动——拟定活动策划书及填写活动申请表——上交学院团委申报——学院团委审批——按照计划切实认真办好活动——适时总结并将相关资料上交秘书处。

(二)活动筹备

1. 活动策划及申请

1)活动开始前,须由活动承办部门向负责团委副书记递交活动申请表和策划书(包括电子版和纸质版),讨论确定后上交学院团委审批;

2)策划内容应包括活动名称、主题、目的、意义、承办部门、时间地点安排、活动主要参与者、宣传、活动流程、详细的财务预算等;

3)必须注明活动的性质(如:学院级、跨院级、校级等)。

2. 活动审批

活动申请表和策划书交由负责团委副书记审核,由团委副书记提交给主管老师审批,审批通过后,活动方可开展。

3. 活动宣传

1)根据预先的活动策划和具体的活动规模召开有关会议,确定有效的宣传方式及合理的宣传规模;

2)宣传部门协助活动承办部门进行宣传所需品的制作;

3)宣传分前、中、后期,所有宣传申请程序严格按照学校及学院的宣传管理制度;

(三)活动开展

1. 活动原则上应按照策划书进行,承办部门根据预先的活动策划召集其他有关部门开会商讨具体工作,确定本部门内部和各部门间的具体分工,各部门协调工作确保活动顺利进行;

2. 大型活动涉及筹集活动经费以及联系活动场地必须提前准备,并将工作进程及时报知分管团委副书记

3. 活动进行中,承办部门应保证活动场所的正常秩序和清洁卫生,确保活动的顺利开展;

4. 每项活动实行负责人制,由活动负责人处理活动中的具体事宜,且工作人员必须佩戴工作证;

5. 活动项目的负责人有权根据实际情况处理活动过程中的突发情况,但事后应将详细情况向团委副书记汇报。

(四)活动后期工作。

1. 活动结束一周内将活动总结、财务汇总表及相关发票、照片等资料交给秘书处,由秘书处向学院报销;

2. 活动结束后由承办部门及时撰写活动新闻稿,交给学院相关负责老师上传到学院网页;

3. 承办部门将活动策划书、活动总结、活动财务汇总表及相关发票、照片等各种文字和图像资料一起及时交给办公室归档;

4. 承办部门还应进行活动总结——活动是否达到预期目的,存在哪些不足之处,应有怎样的改正措施等。

第十三条  财务制度

1. 团委会经费用于各职能部门举办活动及购买办公用品;

2. 团委秘书处会同学生会办公室共同负责团委活动及其他符合规定项目报销工作;

3. 各部门日常活动所购买物品均须从购买地点开出正式发票、发票上需填清楚物品具体名称、单价、数量及总金额(人民币大写)等;发票反面必须写明部门、用途、经手人。

4. 各部门举办活动如需经费,必须提前填写经费预算表,经费的预算要经学院的批准及签字;

5.违反上述规定的,团委会一律不负责其所需费用;

6. 经费结算应符合预算,若有超支,需说明原因,如无正当理由者,不予报销;

第十四条  考评制度

考核小组严格遵守客观公正原则对团委会各成员的工作成绩进行综合考评,每学年考核,考核制度具体参考《华侨大学工学院学生干部培养与考核办法》执行。

第十五条  奖惩制度

(一)积极配合团委各项工作、有突出表现并且考核成绩优秀的干部优先评为优秀学生干部、优秀团干、优秀团员,并颁发证书;

(二)考核成绩优秀及良好者综合素质可加分;

(三)副部级以上干部,在任期间积极履行个人职责、配合团委会的各项工作并且考核成绩优异,任期满一年后发给聘书;

(四)考核成绩不合格、因个人原因损害学生整体工作者,可由团委副书记提请做出任免决议。

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